Cara Menggunakan Google Form untuk Membuat Alur Kerja Interaktif

Google Forms adalah antarmuka alur kerja kantor yang tidak Anda ketahui keberadaannya. Gunakan Google Formulir untuk mengumpulkan informasi, dan pada langkah berikutnya, tambahkan data atau mulai prosesnya.

Google Forms adalah antarmuka alur kerja kantor yang tidak Anda ketahui keberadaannya.

Google Forms bukan hanya alat survei sederhana lainnya. Dalam bentuknya yang paling sederhana, ini dapat digunakan sebagai alat pengumpulan data gratis. Dengan sedikit pengetahuan, Anda dapat memanfaatkan gabungan kekuatan Google Formulir, Google Spreadsheet, dan add-on untuk membuat beberapa alur kerja yang andal guna membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan di kantor.

Mengapa membuat alur kerja interaktif di Google Form?

Secara default, Google Formulir memungkinkan Anda mengumpulkan data dan menyimpan setiap jawaban sebagai baris dalam spreadsheet. Di sini kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat menggunakan model data agregat yang sama untuk menambahkan informasi ke kelas yang ada atau memulai proses.

Ini berguna dalam situasi apa pun di mana Anda perlu mengambil tindakan terhadap data yang Anda kumpulkan, bukan hanya melaporkannya. Contohnya adalah menggunakan formulir untuk mengkompilasi permintaan layanan yang memerlukan respons, persetujuan, atau tindakan lainnya. Daripada secara manual memproses setiap kueri baru di lembar bentang, Anda bisa membuka kembali kueri di formulir Anda untuk menyelesaikan langkah berikutnya dalam proses.

Cara mendesain alur kerja Google Form yang interaktif

Untuk mendemonstrasikan konsep ini, pertimbangkan skenario di mana Anda perlu membuat proses terstruktur untuk menerima, mendokumentasikan, menanggapi, dan melaporkan permintaan bantuan yang dikirim ke tim Anda.

Ya, alat manajemen insiden yang kompleks dapat digunakan untuk permintaan semacam itu. Namun, ini mungkin tidak mungkin dilakukan dalam bisnis kecil, atau mungkin hanya cara untuk menghadapi situasi acak yang tidak benar-benar memerlukan tingkat kerumitan (atau birokrasi) itu.

Untungnya, Google Formulir memudahkan untuk mengelola tanggapan Anda dan menyesuaikan cara setiap peserta survei menemukan jalannya melalui formulir Anda. Bagaimana?

Cara membuat Google Formulir baru

Untuk membuat Formulir Google baru, masuk ke Google Drive. Pilih Drive Saya > Google Formulir > Formulir Kosong.

Pastikan formulir Anda berisi semua data yang ingin Anda terima. Pastikan untuk memiliki informasi kontak untuk setiap peserta survei di awal survei.

Cara menggunakan percabangan di Google Forms

Percabangan halaman adalah komponen kunci dari alur kerja formulir ini. Ini memungkinkan Anda untuk melompat ke bagian tertentu dari formulir berdasarkan respons yang Anda berikan.

Anda dapat mengajukan pertanyaan lanjutan yang penting di awal untuk mengarahkan pengguna ke bagian yang sesuai secepat mungkin. Dalam contoh ini, mereka yang memiliki pertanyaan komersial akan segera diarahkan ke bagian yang sesuai dari Google Form, sedangkan mereka yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang produk virtual kami akan diarahkan ke tempat lain.

Untuk menambahkan pemisahan halaman ke formulir:

  1. Klik ikon menu di sudut kanan bawah bagian.
  2. Pilih Pergi ke bagian tergantung pada jawabannya.
  3. Klik menu tarik-turun di sebelah pertanyaan dan pilih halaman tugas yang diinginkan.

Anda akan melihat bahwa Anda tidak dapat menautkan langsung ke pertanyaan survei lainnya.

Ikon terakhir di bagian bawah menu paling kanan pada gambar di sini, tombol Tambahkan Bagian memungkinkan Anda membuat bagian yang menyimpan setiap bagian dari formulir cabang. Anda akan menggunakan judul bagian ini untuk memberi tahu Google ke mana setiap pertanyaan harus mengarah.

Validasi Entri Google Forms: Cara menambahkan kata sandi ke Google Forms

Secara khusus, jika ada bagian dari formulir yang disediakan untuk satu jenis responden, Anda dapat membatasi akses dengan validasi input. Validasi input terutama digunakan untuk menghilangkan respons yang tidak pantas, tetapi Anda juga dapat menggunakannya untuk menghasilkan kata sandi untuk formulir Anda.

Pengaturan validasi input dapat digunakan untuk menolak pengiriman apa pun yang tidak menyertakan kata sandi spesifikasi Anda. Anda bahkan dapat menyesuaikan pesan kesalahan yang mereka lihat.

Ini belum tentu merupakan cara teraman untuk mengamankan alur kerja Google Formulir yang interaktif, tetapi mungkin cukup untuk mencegah responden masuk ke bagian survei yang salah.

Periksa pekerjaan Anda, bagikan formulir Anda, dan tinjau tanggapan Anda

Sebelum Anda memulai dengan Formulir Google baru yang mengagumkan, pastikan untuk mengikuti tur lengkap alur kerja Anda. Verifikasi bahwa setiap langkah berfungsi seperti yang dirancang.

BACA: Cara Menambahkan Verifikasi Tanggapan ke Google Form

Untuk membagikan proses Google Form Anda, buka formulir Anda dan klik tombol Kirim. Anda memiliki dua opsi untuk berbagi formulir; Pilih opsi terbaik untuk situasi Anda, baik melalui email langsung atau tautan yang dapat dibagikan.

Setelah mengirimkan tautan formulir, Anda dapat mulai memantau spreadsheet untuk tanggapan dan menganalisis hasilnya. Data akan disimpan dalam spreadsheet yang terkait dengan survei. Anda dapat menemukannya di bawah tab Respons di bagian atas survei.

Lakukan lebih banyak dengan Google Formulir

Seperti yang kami jelaskan di atas, Google Formulir dapat melakukan lebih dari sekadar membantu Anda mengumpulkan data. Ini juga menyediakan antarmuka yang bagus untuk operasi dan alur kerja sederhana.