Cara mengelola file yang dibagikan dengan saya di Google Drive

Jika Anda memiliki banyak file yang dibagikan dengan saya di Google Drive, mungkin agak ramai. Berikut cara mengelola dan membersihkan file.

Jika Anda adalah bagian dari tim yang besar atau sibuk, ada kemungkinan Anda akan saling berbagi file Google Drive. Bergantung pada ukuran tim Anda, ini bisa berarti lusinan file per hari.

Setelah beberapa saat, mungkin ada ratusan atau ribuan file di Google Drive. Pada artikel ini, Anda akan mempelajari cara mengelola file Google Drive bersama untuk menghindari kekacauan.

Kelola file yang Dibagikan Dengan Saya di Google Drive

Di bagian “Dibagikan dengan saya” di Google Drive, Anda dapat melihat file dan folder yang telah dibagikan dengan Anda, serta file yang telah dibagikan dengan tautan yang sudah Anda buka.

Selain itu, Anda juga dapat menemukan informasi tentang file yang telah dibagikan dengan Anda di grup yang telah dibagikan dengan saya: informasi ini mencakup nama file atau folder, jenis file, seperti Dokumen atau Spreadsheet, nama pengguna yang memberi Anda akses ke sana, dan tanggal yang Anda bagikan.

Kami telah membahas cara menggunakan file bersama di Google Drive. Sekarang mari kita lihat berbagai cara untuk mengelola file bersama di Google Drive.

Beralih dari tata letak kisi ke tata letak menu

Google Drive memungkinkan Anda melihat file dalam tampilan kisi dan daftar. Tata letak kisi diatur secara default. Namun, tata letak kisi menampilkan file Anda sebagai kartu persegi besar.

Meskipun tata letak kisi memberikan pratinjau cepat, tata letak ini dapat dengan cepat menghabiskan banyak ruang di layar. Dengan demikian, Anda hanya dapat melihat beberapa file sekaligus. Ini mungkin mengharuskan Anda untuk terus menggulir beberapa saat untuk mengakses file di bawah ini.

Di sisi lain, tata letak daftar mencantumkan file dan folder Anda dalam urutan kronologis, memberi Anda tampilan yang komprehensif tetapi dengan detail yang lebih sedikit. Ini dapat membantu jika Anda memiliki arsip file yang besar untuk disortir.

Bagaimana mengubah tata letak disk

Untuk mengubah tata letak:

  1. Buka Google Drive dan masuk jika Anda belum melakukannya.
  2. Klik “Dibagikan dengan saya” di panel kiri.
  3. Pergi ke “Layout” (ikon berbentuk tabel) di paling kanan, tepat di bawah ikon roda gigi pengaturan, dan klik di atasnya.

Ini akan mengalihkan tata letak Anda dari kisi ke daftar. Anda selalu dapat mengubahnya kapan saja dengan mengeklik lagi kotak tata letak. Ingatlah bahwa pilihan tata letak Anda dapat memengaruhi visibilitas dan aksesibilitas file atau folder di bagian Dibagikan dengan Saya.

Atur file Anda dengan menambahkan Pintasan ke drive Anda

Cara lain untuk mengelola file bersama adalah dengan menambahkan pintasan ke file tersebut atau mengaturnya ke dalam folder. Dengan mengelompokkan file serupa ke dalam folder, Anda akan lebih mudah menemukan jenis file tertentu yang telah dibagikan orang lain kepada Anda.

BACA: Cara Menyimpan File di Google Drive Android

Anda dapat menambahkan file ke folder Drive Saya, folder Komputer, folder berbintang, atau cukup membuat folder baru. Anda juga dapat memberi kode warna pada folder Google Drive untuk identifikasi yang lebih mudah.

Cara menambahkan file ke pintasan di Drive

Berikut cara memindahkan file yang dibagikan dengan saya ke dalam folder.

  1. Buka akun Google Drive Anda.
  2. Pilih Bagikan dengan saya.
  3. Kemudian klik kanan pada file yang ingin Anda pindahkan ke folder.
  4. Klik Tambahkan pintasan ke drive.
  5. Ikuti panah maju di sebelah kanan Drive Saya.
  6. Klik tombol Folder Baru di sudut kiri bawah.
  7. Beri nama folder, klik tanda centang biru, dan selesai.

Anda sekarang dapat mulai memindahkan file bersama ke folder ini. Untuk mengakses file yang ditransfer, cukup klik Drive Saya, Komputer, atau Berbintang. Jika Anda membuat folder baru, Anda dapat menemukannya di dalam File Saya.

Hapus file atau folder yang tidak lagi Anda gunakan

Meskipun ini mungkin tampak seperti penyederhanaan yang berlebihan, Anda harus berpikir hati-hati sebelum menghapus file atau folder yang telah dibagikan dengan Anda. Ini karena file yang dibagikan dengan Anda bukan milik Anda.

Namun, jika file atau folder tersebut sudah lama, Anda dapat menghapusnya. Ini adalah salah satu cara membersihkan Google Drive secara umum. Menghapus file bersama tidak menghapusnya dari Google Drive pemilik.

Tetapi jika karena alasan apa pun Anda perlu menggunakan kembali file bersama yang dihapus, Anda harus meminta pemiliknya untuk membagikannya kembali. Jika tidak, lakukan ini hanya jika Anda yakin tidak memerlukan file tersebut lagi.

Cara menghapus file Dibagikan dengan saya di Google Drive

Untuk menghapus file atau folder bersama:

  1. Buka akun Google Drive Anda.
  2. Klik “Dibagikan dengan saya” dan buka bagian “File”.
  3. Klik kanan pada file atau folder yang ingin Anda hapus.
  4. Gulir ke bawah dalam opsi menu dan ketuk Hapus.

Setelah Anda menghapus file yang dibagikan, jika Anda membukanya lagi, file itu akan muncul lagi di bawah Dibagikan dengan Saya. Itu juga dapat muncul di hasil penelusuran Drive.

Setelah Anda menghapus file yang dibagikan, jika Anda membukanya lagi, file itu akan muncul lagi di bawah Dibagikan dengan Saya. Itu juga dapat muncul di hasil penelusuran Drive.

Cadangkan file yang Anda Bagikan dengan Saya

Meskipun Google Drive memberi Anda penyimpanan cloud gratis, ia memiliki maksimum 15 GB, dan konten yang dibagikan dengan saya diperhitungkan dalam batas itu. Jadi, jika Anda menduga bahwa file yang Anda bagikan dengan saya telah melebihi batas ini, Anda dapat menghapusnya.

Tetapi sebelum menghapusnya, pastikan untuk mengunduhnya terlebih dahulu dan mencadangkannya ke penyimpanan eksternal jika Anda membutuhkannya di masa mendatang. Lebih baik lagi, beli penyimpanan dari Google.

Paket penyimpanan cloud berbayar Google mulai dari 100GB untuk versi dasar hingga 2TB untuk premium. Mereka juga memiliki fasilitas tambahan, seperti akses ke pakar Google, kemampuan untuk berbagi informasi dengan maksimal lima orang, dan manfaat anggota tambahan.

Cara mencadangkan file yang dibagikan dengan saya

Untuk mengunduh file yang dibagikan dengan saya:

  1. Buka bagian “Bagikan dengan saya”.
  2. Klik kanan pada file yang ingin Anda unduh.
  3. Gulir ke bawah dalam opsi menu dan ketuk Unduh.

Jika Anda kehabisan ruang penyimpanan di akun Anda, Anda mungkin perlu membeli lebih banyak. Berikut cara membeli penyimpanan Google:

  1. Buka akun Google Drive Anda.
  2. Gulir ke bagian bawah panel kiri.
  3. Klik Beli Penyimpanan.